Việt Nam là một trong những quốc gia vẫn còn sử dụng con dấu trong các hoạt động kinh doanh và các giao dịch của doanh nghiệp. Hiện nay, không có quy định và hướng dẫn cụ thể đối với việc sử dụng con dấu trong doanh nghiệp, do đó, các doanh nghiệp thường áp dụng các thông lệ từ trước hoặc theo các thể thức từ cơ quan nhà nước. Trong bài viết này chúng tôi sẽ tổng hợp một số cách đóng dấu thường được sử dụng trong doanh nghiệp.

Theo quy định của Luật doanh nghiệp thì dấu doanh nghiệp bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu (con dấu) hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số (token) theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Tuy nhiên, trong bài viết này chỉ đề cập đến con dấu được làm tại cơ sở khắc dấu.

Các loại đóng dấu trong doanh nghiệp

1. 1. Đóng dấu chữ ký

Đây được xem là hình thức đóng dấu phổ biến nhất trong doanh nghiệp hiện nay, để tránh gặp phải các thiếu xót không đáng có, vui lòng tham khảo hướng dẫn sau:

Hướng dẫn đóng dấu:

– Dấu đóng lên chữ ký, bao trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

– Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều.

2. 2. Đóng dấu giáp lai

Một trong những mục đích quan trọng của dấu giáp là cố định nội dung văn bản đã ký, tránh trường hợp thay đổi nội dung. Việc đóng dấu giáp lai thường được yêu cầu đối với các văn bản gửi đến cơ quan hành chính nhà nước hoặc hợp đồng từ đối tác.

Vui lòng tham khảo mấu dấu và hướng dẫn sau:

Hướng dẫn đóng dấu:

– Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy.

– Mỗi dấu thông thường được đóng tối đa 05 tờ văn bản, tuy nhiên việc này không bắt buộc.

– Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và tránh đóng dấu xót giữa các trang.

3. 3. Đóng dấu treo

Việc đóng dấu treo thường được dùng như một hình thức xác nhận đối với các tài liệu đính kèm hoặc các tài liệu được bản hành bởi công ty.

Vui lòng tham khảo hướng dẫn cách đóng dấu treo như sau:

Hướng dẫn đóng dấu:

– Dấu được đóng vào gốc trên phía bên trái của văn bản.

– Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều.

Các điểm cần lưu ý

• Hiện nay trên thị trường có rất nhiều nơi cung cấp dịch vụ khắc dấu doanh nghiệp, tuy nhiên, cần lưu ý con dấu tròn doanh nghiệp phải được sản xuất tại cơ sở khắc dấu đã được cấp phép.
• Doanh nghiệp có quyền quyết định loại dấu, số lượng, màu sắc, hình thức và nội dung của con dấu.
• Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ dấu trên thực tế không được các doanh nghiệp quy định cụ thể trong các văn bản nội bộ, do đó, khi phát sinh tranh chấp sẽ rất khó xác định lỗi trong quá trình thực hiện. Theo quy định của luật doanh nghiệp thì vấn đề này phải được quy định tại Điều lệ công ty hoặc quy chế nội bộ.

Chúng tôi hi vọng rằng bài viết này đã giúp bạn có cái nhìn tổng quan về các cách sử dụng con dấy trong doanh nghiệp.

Bài viết được căn cứ theo pháp luật hiện hành tại thời điểm được ghi nhận như trên và có thể không còn phù hợp tại thời điểm người đọc tiếp cận bài viết này do pháp luật áp dụng đã có sự thay đổi và trường hợp cụ thể mà người đọc muốn áp dụng. Do đó bài viết chỉ có giá trị tham khảo.